Kaip efektyviai valdyti verslo technologijas Vilniuje: NovaTech sprendimai lietuviškoms įmonėms

Technologijų chaosas, kurį pažįsta kiekvienas verslo savininkas

Prisimenu pokalbį su vieno Vilniaus startuolio vadovu, kuris prisipažino, kad jo įmonėje veikia trys skirtingos komunikacijos platformos, du projektų valdymo įrankiai ir niekas nežino, kur iš tikrųjų saugomi svarbiausi dokumentai. Skamba pažįstamai? Tai ne išimtis – tai realybė daugelyje lietuviškų įmonių, kurios auga greitai, bet technologijas priima chaotiškai, be aiškios strategijos.

Verslo technologijų valdymas nėra vien IT skyriaus rūpestis. Tai strateginis klausimas, kuris tiesiogiai veikia produktyvumą, klientų pasitenkinimą ir galų gale – pelningumą. Vilniuje, kur technologijų sektorius auga rekordiniais tempais, šis klausimas tampa dar aktualesnį. Įmonės, kurios nesugeba efektyviai valdyti savo technologinės infrastruktūros, neišvengiamai atsiduria konkurencinėje nevygingoje padėtyje.

Kodėl lietuviškos įmonės skęsta technologijų jūroje

Problema prasideda nuo to, kad daugelis verslų technologijas įsigyja reaktyviai, o ne proaktyviai. Atsirado poreikis – nusipirkome sprendimą. Dar vienas poreikis – dar vienas įrankis. Po kelių metų turime technologijų mozaiką, kuri vietoj to, kad palengvintų darbą, jį komplikuoja.

Vilniaus įmonės susiduria su specifiniais iššūkiais. Viena vertus, čia yra puiki technologinė ekosistema, daug talentų ir prieiga prie naujausių sprendimų. Kita vertus, būtent dėl šios gausos lengva pasiklysti. Kiekvienas pardavėjas žada, kad jo produktas išspręs visas problemas, o realybėje dažnai gauname dar vieną sistemą, kuri neintegruojasi su esamomis.

Dar viena problema – lietuviškų įmonių tendencija taupyti ne ten, kur reikia. Investuojama į brangius įrankius, bet nepaskiriama resursų darbuotojų mokymams ar sistemų integracijai. Rezultatas? Brangi programinė įranga, kuri naudojama tik 20% savo galimybių, o darbuotojai grįžta prie senų, neefektyvių darbo būdų.

NovaTech požiūris: technologijos kaip verslo partneris

NovaTech, vienas iš Vilniaus technologijų sprendimų tiekėjų, siūlo kitokį požiūrį. Vietoj to, kad parduotų kuo daugiau produktų, jie pradeda nuo verslo procesų analizės. Kokios yra tikrosios problemos? Kur praranda laiką darbuotojai? Kur klientai patiria neigiamą patirtį?

Šis požiūris gali atrodyti akivaizdus, bet praktikoje jis yra retas. Dauguma technologijų tiekėjų turi savo produktų portfelį ir stengiasi pritaikyti verslą prie šių produktų. NovaTech daro atvirkščiai – ieško sprendimų, kurie atitinka verslo poreikius, net jei tai reiškia, kad reikės integruoti skirtingų gamintojų sistemas ar net rekomenduoti konkurentų produktus.

Praktiškai tai reiškia, kad bendradarbiavimas prasideda ne nuo pardavimo pokalbio, o nuo konsultacijos. Įmonė gauna technologijų auditą, kuris parodo, kas veikia gerai, kas dubliuojasi, o kur yra spragos. Tik tada pradedama kurti technologinė strategija, kuri atitinka ne tik dabartinius, bet ir būsimus verslo poreikius.

Kaip praktiškai pradėti tvarkyti technologijų chaosą

Pirmas žingsnis – inventorizacija. Skamba nuobodžiai, bet be šito niekur nepasislinksite. Reikia sudaryti sąrašą visų sistemų, įrankių ir platformų, kurias naudoja jūsų įmonė. Ir ne tik oficialiai įsigytų – dažnai darbuotojai naudoja savo pasirinktas priemones, apie kurias vadovybė net nežino.

Antras žingsnis – įvertinti, kiek kiekviena sistema kainuoja ne tik pinigais, bet ir laiku. Jei darbuotojai praleidžia valandą per dieną kopijavę duomenis iš vienos sistemos į kitą, tai yra didžiulė paslėpta kaina. Jei klientai turi laukti atsakymo ilgiau, nes informacija pasklidusi keliose vietose – tai kainuoja prarastus pardavimus.

Trečias žingsnis – prioritetų nustatymas. Negalima viską sutvarkyti iš karto. Reikia identifikuoti kritinius taškus – tas vietas, kur technologijų problemos labiausiai kenkia verslui. Galbūt tai yra klientų aptarnavimo sistema, kuri nuolat stringa. Galbūt tai buhalterija, kuri praleidžia per daug laiko rankiniam duomenų įvedimui. Pradėkite nuo to, kas duos didžiausią grąžą.

Vilniaus įmonėms NovaTech rekomenduoja pradėti nuo komunikacijos ir bendradarbiavimo įrankių standartizavimo. Tai sritis, kuri veikia visus darbuotojus ir kur chaosas sukelia didžiausią kasdienį nepatogumą. Kai visi žino, kur rasti informaciją ir kaip komunikuoti, produktyvumas iškart auga.

Debesų technologijos: ne mada, o būtinybė

Kalbant apie verslo technologijas 2024 metais, neįmanoma apeiti debesų sprendimų temos. Lietuvoje vis dar sutinkama skepticizmo, ypač tarp tradicinių verslų. „Mūsų duomenys turi būti pas mus” – ši frazė skamba kaip mantra, nors realybė yra daug sudėtingesnė.

Debesų technologijos nėra tik apie duomenų saugojimą kažkur „ten”. Tai apie lankstumą, mastelio keitimą, prieinamumą ir, paradoksalu, bet dažnai – geresnį saugumą nei įmonės gali užtikrinti savo serveriuose. Vilniaus įmonė su 50 darbuotojų tiesiog neturi resursų palaikyti tokio saugumo lygio, kokį užtikrina didieji debesų paslaugų teikėjai.

NovaTech padeda įmonėms pereiti prie debesų sprendimų ne revoliucijos, o evoliucijos būdu. Nebūtina viską perkelti iš karto. Galima pradėti nuo tam tikrų funkcijų – pavyzdžiui, el. pašto ir kalendorių, paskui pridėti dokumentų valdymą, vėliau – specializuotas verslo sistemas. Toks laipsniškas perėjimas leidžia darbuotojams adaptuotis ir sumažina riziką.

Svarbu suprasti, kad debesų sprendimai taip pat turi būti valdomi. Tai nėra „nustatei ir pamiršai” situacija. Reikia stebėti kainas, optimizuoti resursų naudojimą, užtikrinti, kad prieigos teisės būtų teisingai sukonfigūruotos. Čia ir atsiskleidžia partnerystės su tokiais tiekėjais kaip NovaTech vertė – jie ne tik padeda įdiegti sistemas, bet ir padeda jas valdyti ilgalaikėje perspektyvoje.

Kibernetinis saugumas: ne paranoja, o pragmatizmas

Prieš metus su vienu Vilniaus įmonės vadovu kalbėjomės apie kibernetinį saugumą. Jis sakė: „Mes per maži, kad kas nors mus užpultų.” Po trijų mėnesių jo įmonė buvo ransomware atakos auka. Laimei, turėjo atsargines kopijas, bet patyrė kelių dienų prastovą ir nemažus nuostolius.

Kibernetiniai nusikaltėliai nebesirenka aukų pagal dydį. Automatizuoti įrankiai skenuoja visą internetą ieškodami pažeidžiamumų. Jūsų įmonės dydis neturi reikšmės – svarbu tik tai, ar esate lengva auka. Ir dažnai mažesnės įmonės yra lengvesnės aukos, nes mažiau investuoja į saugumą.

Gera žinia ta, kad bazinis kibernetinis saugumas nėra nei brangus, nei sudėtingas. Tai apie kelias pagrindines praktikas: stiprius slaptažodžius ir dviejų faktorių autentifikaciją, reguliarias programinės įrangos atnaujinimus, darbuotojų mokymą atpažinti phishing atakas, atsargines kopijas, kurios saugomos atskirai nuo pagrindinių sistemų.

NovaTech siūlo kibernetinio saugumo auditus, kurie parodo, kur yra didžiausios rizikos. Dažnai paaiškėja, kad didžiausia problema nėra technologinė, o žmogiškoji – darbuotojai naudoja silpnus slaptažodžius, spaudžia ant įtartinų nuorodų, saugo slaptažodžius lipniuose lapeliuose prie monitoriaus. Šias problemas galima išspręsti ne nauja programine įranga, o mokymu ir procedūrų kūrimu.

Dirbtinis intelektas versle: nuo hype’o iki praktinės naudos

Dirbtinis intelektas tapo tokiu pat hype žodžiu kaip kadaise buvo „blockchain” ar „big data”. Kiekvienas apie jį kalba, bet nedaugelis supranta, kaip jį praktiškai pritaikyti versle. Vilniaus startuolai aktyviai eksperimentuoja su AI, bet tradicinės įmonės dažnai nežino, nuo ko pradėti.

Realybė tokia, kad AI jau dabar gali duoti konkrečios naudos daugelyje verslo sričių. Klientų aptarnavime – chatbotai, kurie atsako į dažniausius klausimus ir tik sudėtingesnius nukreipia žmonėms. Pardavimuose – predikcinė analitika, kuri padeda numatyti, kurie potencialūs klientai greičiausiai pirks. Rinkodaroje – personalizuotas turinys, kuris prisitaiko prie kiekvieno kliento elgsenos.

NovaTech padeda įmonėms identifikuoti, kur AI gali duoti didžiausią grąžą. Svarbu suprasti, kad AI nėra universalus sprendimas – tai įrankis, kuris tinka tam tikroms užduotims. Ir prieš investuojant į AI, reikia turėti tvarkingus duomenis. Jei jūsų duomenys yra chaotiški, pasklidę įvairiose sistemose, AI tik padidins chaosą.

Praktinis patarimas: pradėkite nuo mažų, konkrečių projektų. Pavyzdžiui, automatizuokite el. laiškų rūšiavimą ir prioritetų nustatymą. Arba naudokite AI analizuoti klientų atsiliepimus ir identifikuoti dažniausias problemas. Tokie maži projektai duoda greitą rezultatą ir padeda organizacijai įgyti patirties su AI technologijomis.

Kai technologijos tarnauja žmonėms, o ne atvirkščiai

Grįžkime prie esmės. Technologijos yra priemonė, o ne tikslas. Geriausios sistemos yra tos, kurias darbuotojai nori naudoti, o ne tos, kurias priversti naudoti. Jei po naujos sistemos įdiegimo darbuotojai ieško būdų, kaip ją apeiti, kažkas negerai.

Vilniaus įmonėms, kurios nori efektyviai valdyti savo technologijas, svarbu suprasti, kad tai nėra vienkartinis projektas. Tai nuolatinis procesas, kuris reikalauja dėmesio, investicijų ir, svarbiausia, strateginio mąstymo. Technologijos turi atitikti verslo tikslus, o ne diktuoti juos.

NovaTech požiūris – būti ilgalaikiu partneriu, o ne vienkartinių projektų vykdytoju – atspindi būtent šią filosofiją. Verslo aplinka keičiasi, technologijos vystosi, ir įmonėms reikia partnerio, kuris padės naviguo ti šiuose pokyčiuose. Ne to, kuris parduos naujausią madingą sprendimą, o to, kuris padės pasirinkti tai, kas tikrai reikalinga.

Pradėkite nuo mažų žingsnių. Sutvarkyti e komunikaciją. Standartizuokite pagrindines sistemas. Investuokite į darbuotojų mokymą. Ir svarbiausia – turėkite planą. Technologijos be strategijos yra tik brangūs žaislai. Technologijos su aiškia strategija tampa konkurenciniu pranašumu, kuris padeda augti ir klestėti šiuolaikinėje verslo aplinkoje.